Excel数据透视表：如何显示未使用的数据验证列表项

在Excel中，数据透视表是强大的数据分析工具，能够快速汇总和分析大量数据。然而，当你试图在数据透视表中显示一个包含未使用项目的数据验证列表时，可能会遇到一些挑战。本文将详细介绍如何在数据透视表中显示所有可能的项目，即使它们在数据源中没有实际被使用。

背景介绍

假设我们有一个数据源，其中包含了不同案件的状态和字母编号，数据验证列表限制了字母编号只能是A到G。问题在于，我们希望在数据透视表中显示所有可能的字母（A-G），即使某些字母在数据源中并未使用。

步骤一：数据准备

首先，我们需要在数据源中添加“虚拟”或“伪”数据来确保所有可能的字母都被包含：

1. 在数据源中添加额外行：

   Status | Case ---|--- Active | a Active | b Active | c Active | d Active | e dummy | f dummy | g

   这里，我们用dummy状态来表示这些额外的字母，这将帮助我们确保所有字母在数据透视表中都能显示。

步骤二：创建数据透视表

1. 选择数据范围并创建数据透视表。确保在创建时选择“将此数据添加到数据模型”。

2. 添加字段：

   • 将Status字段添加到“筛选”区域。
   • 将Case字段添加到“行标签”区域。

步骤三：调整数据透视表设置

1. 筛选出虚拟数据：

   • 在数据透视表中，点击Status字段的下拉菜单，选择“所有”，然后取消选中dummy。这将隐藏虚拟数据但保留它们对数据透视表的影响。

2. 显示所有数据项：

   • 因为数据添加到了数据模型中，默认情况下“显示无数据项”选项是锁定的。此时，我们需要：
     • 右键点击数据透视表中的任意位置，选择“数据透视表选项…”。
     • 在“显示”选项卡中，选中“在行上显示无数据项”。

3. 显示空单元格为0：

   • 右键点击“计数Case”列中的任意单元格，选择“数据透视表选项…”。
   • 在“显示”选项卡中，在“空单元格显示”字段中输入0。

结果展示

完成以上步骤后，您的Excel数据透视表将如下所示：

• 所有字母（A-G）都将显示在“行标签”中。
• 即使没有数据的字母也将显示其计数为0。

通过这些步骤，您可以在Excel中有效地利用数据透视表来展示所有可能的数据验证列表项，即使它们在数据源中未被实际使用。这不仅提高了数据的完整性，也为后续数据分析提供了更全面的视角。